Waarom de geschiedenis van een organisatie ertoe doet

Terwijl de parlementaire enquêtecommissie deze weken mensen verhoort over de coronaperiode, denk ik aan de tijdlijnen die ik regelmatig inzet binnen organisatieopstellingen en systemische sessies met teams. We maken dan letterlijk een lijn in de ruimte, vanaf het ontstaan van de organisatie tot nu. Vervolgens vraag ik mensen om hun plek op die lijn in te nemen en daarna te vertellen welke momenten voor hen bepalend zijn geweest. Welke veranderden de koers? Welke hebben de organisatie gevormd tot wat zij vandaag is?

Op zo’n tijdlijn verschijnen vervolgens allerlei gebeurtenissen. Grote en kleine. Sommige zijn organisatiebreed voelbaar geweest, andere hadden impact op een afdeling, team of persoon. Eén gebeurtenis wordt door mensen steevast genoemd: corona.

“Voor corona waren we meer een familie.”

“Ik ben tijdens corona begonnen.”

“We hebben elkaar eigenlijk nooit echt leren kennen.”

“Sinds corona werken we meer op eilandjes.”

“Voor corona kon alles.”

Het maakt daarbij weinig uit om wat voor organisatie het gaat. Ik hoor het in het mkb, bij de overheid, in het onderwijs en in zorgorganisaties. Er was een periode voor en een periode na corona.

De sporen zijn nog zichtbaar

Dat klinkt misschien vanzelfsprekend. Het was immers een wereldwijde pandemie, mensen werden ziek, sommigen overleden en collega’s vielen uit. Ook werkten we massaal vanuit huis. Corona is al lang niet meer het gesprek van de dag. Toch zijn de sporen ervan nog volop aanwezig. Een aantal voorbeelden uit de praktijk:

Mensen die tijdens de coronaperiode zijn aangenomen. Hun sollicitatiegesprekken vonden digitaal plaats en ook hun eerste werkdagen brachten zij thuis achter een scherm door. Sommigen hadden wekenlang online contact met collega’s voordat ze elkaar in levenden lijve ontmoetten. Een goede inwerkperiode was er daardoor niet altijd bij. In sommige organisaties wordt dat nog gevoeld.

In een team leek sprake van twee kampen. Op de tijdlijn werd duidelijk dat een gewaardeerde medewerker tijdens corona met pensioen was gegaan. Er was nauwelijks stilgestaan bij zijn afscheid en bij wat hij voor de organisatie had betekend. Met zijn vertrek verdween ook een manier van werken. Medewerkers die al langer in dienst waren, misten die. De nieuwe leidinggevende en nieuwe collega’s waren zich daar nauwelijks van bewust. Pas toen dit naar voren kwam ontstond er meer begrip voor elkaars perspectief.

Wat ik ook regelmatig zie, is dat oudgedienden de organisatie vergelijken met de organisatie van vóór 2020. Zij herinneren zich hoe het was, wat er veranderde en wat er verloren ging. Tegelijkertijd zijn er inmiddels mensen aan de slag die die oude organisatie nooit hebben meegemaakt. Zij kennen alleen de huidige cultuur. Het referentiepunt van voor corona bestaat voor hen niet.

En dan heb ik het nog niet eens over wat mensen persoonlijk hebben meegemaakt. Over soms traumatische ervaringen van medewerkers in de zorg. Over mensen die dierbaren verloren. Over de flexibiliteit die van medewerkers werd gevraagd. Over leidinggevenden die voortdurend moesten schakelen tussen menselijkheid en bedrijfscontinuïteit. Over bedrijfseigenaren die beslissingen moesten nemen en verantwoordelijkheid voelden voor hun medewerkers, klanten en het voortbestaan van hun organisatie. Ook dat maakt allemaal onderdeel uit van de geschiedenis van een organisatie.

Verschillende mensen, verschillende werkelijkheden

Binnen één organisatie bestaan dus verschillende werkelijkheden naast elkaar. Mensen die de organisatie al jaren kennen, dragen herinneringen mee. Nieuwe medewerkers en nieuwe leiders kennen vaak alleen de organisatie zoals die vandaag is. Wat voor de één een ingrijpende verandering was, is voor de ander simpelweg de realiteit. Dat verschil in perspectief is met name voor leiders belangrijk om te begrijpen, omdat het invloed heeft op hoe mensen samenwerken, communiceren en naar veranderingen kijken. Door stil te staan bij die verschillende perspectieven, wordt zichtbaar waar misverstanden, aannames of spanningen vandaan komen en kunnen hobbels worden weggenomen.

Organisatiegeheugen

Veel leiders kijken vooral naar wat er vandaag speelt. Naar de samenwerking die stroef verloopt, de communicatie die beter kan of de verandering die moeizaam van de grond komt. Logisch, want daar ligt hun verantwoordelijkheid.

Tegelijkertijd zie ik regelmatig dat organisaties proberen vooruit te bewegen zonder goed te begrijpen wat hen heeft gevormd. Dan wordt weerstand al snel gezien als onwil. Terwijl die weerstand soms voortkomt uit eerdere ervaringen die nog steeds doorwerken in de organisatie.

Iedere organisatie heeft een geschiedenis. Een soort organisatiegeheugen. Daarin zitten successen, teleurstellingen, belangrijke besluiten, afscheid, groei, verlies en veranderingen opgeslagen. Ook als mensen daar niet dagelijks over praten, werkt dat vaak nog door in het heden.

Wat heeft jouw organisatie gevormd?

Misschien zoek je ook naar verklaringen voor slechte communicatie, stroeve samenwerking of een gebrek aan eigenaarschap. En zoek je die in het feit dat er weinig personeel is, er veel zieken zijn, je te maken hebt met een nieuwe generatie medewerkers of een slecht ingericht intranet. Het antwoord hierop ligt echter ongemerkt vaak in het verleden (ook van het aantal zieken overigens).

Bij tijdlijnen stel ik daarom regelmatig vragen als:

• Wat was de oorsprong van de organisatie? Waartoe en door wie werd ie opgericht?
• Is de oorspronkelijke energie of ambitie nog steeds voelbaar?
• Welke keuzes zijn gemaakt? Welke keuzes zijn uitgesteld?
• Waar is volmondig ja tegen gezegd? En waar juist nee tegen?
• Wat is er onderweg verloren gegaan?

Iedere keuze heeft invloed op de route die een organisatie aflegt. Soms zijn die keuzes nog jarenlang zichtbaar in de cultuur, samenwerking of besluitvorming. Het is daarom waardevol om af en toe achterom te kijken en stil te staan bij impactvolle gebeurtenissen, zoals een overname, reorganisatie, periode van snelle groei, het vertrek van een oprichter of corona.

Organisaties bestaan niet alleen uit strategie, structuren en processen. Ze worden ook gevormd door alles wat onderweg is gebeurd.

Een tijdlijn maakt zichtbaar wat een organisatie heeft gevormd en wat nog steeds invloed heeft op het heden. Wat misschien nooit is uitgesproken. Wat onvoldoende is erkend. Of wat nog aandacht vraagt. Door daar samen bij stil te staan en gebeurtenissen en mensen letterlijk een plek te geven, ontstaan nieuwe inzichten, kunnen hobbels worden weggenomen en ontstaat ruimte om naar de toekomst te kijken.